La contabilidad es clave para la gestión financiera de cualquier negocio. Tener los libros al día ayuda a los dueños de una LLC a manejar las finanzas con mayor claridad. También es fundamental para cumplir con las regulaciones y tomar decisiones bien informadas, sobre todo cuando administrás una LLC desde el extranjero. Además, una contabilidad organizada simplifica mucho la presentación de impuestos en EE. UU. para las LLCs con dueños extranjeros.
En este artículo, vamos a repasar las principales consideraciones contables que tenés que tener en cuenta como dueño extranjero de una LLC en EE. UU., y también te vamos a dar consejos prácticos sobre cómo llevar la contabilidad siendo no residente.
Tabla de contenidos
Lo que deben saber los dueños de una LLC en EE. UU. sobre la contabilidad
Llevar la contabilidad implica registrar todos los movimientos financieros de tu LLC. Incluye documentar cada ingreso, gasto e inversión del negocio, por separado de tus finanzas personales. Establecer un sistema claro desde el principio ayuda a evitar complicaciones más adelante.
Esto no es solo para que tengas control, sino también para estar preparado al momento de declarar impuestos.
Algunos conceptos adicionales que tenés que conocer:
- Moneda funcional (USD) – si la LLC opera en varios países y monedas, vas a tener que convertir las transacciones a dólares estadounidenses para efectos de declaración. Nosotros te ayudamos a definir cómo, cuándo y con qué tipo de cambio hacerlo.
- Soporte en auditorías – conviene trabajar con un servicio contable que incluya soporte en caso de que el IRS haga una consulta o decida auditar tu negocio.
¿Qué tiene que ver la contabilidad con el formulario 5472 del IRS?
Las LLC en EE. UU. con propietarios extranjeros están obligadas a presentar el Formulario 5472. Se trata de un formulario informativo para declarar las transacciones reportables del negocio con los dueños extranjeros u otras partes extranjeras.
No todas las transacciones financieras son reportables. Incluso, podés tener transacciones reportables sin haber tenido ingresos. Por ejemplo, si pagás gastos de la LLC con fondos personales, se debe informar en el Formulario 5472.
Tener el servicio de contabilidad y el fiscal “bajo un mismo techo” hace que todo este proceso sea mucho más fácil y ágil. En Entity Inc., nuestros contadores identifican todas las transacciones reportables para el Formulario 5472 y trabajan directamente con el equipo fiscal para declararlas correctamente.
El Formulario 5472 exige que las LLC con propietarios extranjeros informen todas sus transacciones con partes relacionadas (¡eso te incluye a vos, el dueño!), por ejemplo:
- Aportes de capital
- Préstamos
- Pagos
No presentar el Formulario 5472 correctamente o a tiempo puede generar multas, que pueden ser costosas para LLCs con dueños extranjeros. Llevar registros detallados y precisos asegura que tengas toda la información necesaria lista cuando llegue el momento de presentar el formulario. Esto reduce el riesgo de errores y problemas de cumplimiento.
¿Necesito una cuenta bancaria en EE. UU. para la contabilidad de mi LLC?
Aunque no es obligatorio, tener una cuenta bancaria en EE. UU. simplifica la contabilidad para una LLC. Una cuenta empresarial exclusiva ayuda a mantener la separación entre los fondos personales y los del negocio, lo que preserva la protección legal de responsabilidad limitada que ofrece la LLC para vos, como dueño.
Los propietarios que no son residentes de EE. UU. suelen enfrentar dificultades para abrir una cuenta bancaria en el país. Por eso, contar con asesoramiento profesional puede ayudarte a manejar el proceso de forma más sencilla. (En Entity Inc. trabajamos con bancos aliados y tenemos amplia experiencia abriendo cuentas en EE. UU. de manera remota.)
¿Puedo usar una cuenta bancaria fuera de EE. UU. para mi LLC?
Las LLC pueden tener una cuenta bancaria en EE. UU. como una cuenta extranjera. Normalmente, una LLC tiene cuenta bancaria en otro país si realiza actividades comerciales fuera de EE. UU. Si tu LLC tiene una cuenta extranjera, también podrías tener que reportar los datos de esa cuenta, y su saldo máximo, al Departamento del Tesoro de EE. UU. mediante el formulario FBAR. Tener una cuenta fuera de EE. UU. también puede generar obligaciones fiscales locales en el país donde esté ubicada la cuenta.
¿Qué método contable es mejor para una LLC con dueño extranjero?
Las LLC con propietarios extranjeros pueden elegir entre el método de contabilidad en base a caja o contabilidad devengada, dependiendo de la complejidad del negocio:
- Contabilidad en base a caja: Las transacciones se registran cuando recibís o pagás.
- Contabilidad devengada: Los ingresos se registran cuando se generan y los gastos cuando se incurren, sin importar cuándo se realicen los pagos.
Ejemplo:
Tu LLC ofrece servicios de consultoría y le factura a un cliente en diciembre, pero el pago llega en enero. La contabilidad en base a caja registra ese ingreso en enero. La contabilidad devengada lo registra en diciembre.
El método en base a caja es claramente más simple. Pero el método devengado puede ser mejor para negocios que manejan mucho inventario, montos grandes o contratos a largo plazo. Consultar con un profesional fiscal puede ayudarte a definir qué método se ajusta mejor a tu negocio.
Categorías contables
Las LLC con propietarios extranjeros deben categorizar correctamente sus transacciones para mantener claridad y cumplir con las regulaciones.
Algunas categorías comunes incluyen:
- Gastos operativos (por ejemplo: alquiler, servicios, suscripciones de software)
- Sueldos de empleados o contratistas
- Costos de marketing y publicidad
- Honorarios profesionales (por ejemplo: legales, contables)
- Gastos de viaje y relacionados con el negocio
Mantener los comprobantes y facturas de todas las transacciones es clave para respaldar las declaraciones fiscales y posibles auditorías. Muchos softwares de contabilidad simplifican este proceso al permitir guardar los registros de forma digital.
Uso de software de contabilidad
El software de contabilidad en la nube es una excelente herramienta para LLCs con dueños extranjeros.Estas aplicaciones automatizan el registro de transacciones, generan informes financieros y te ayudan a preparar la presentación de impuestos. También facilitan la gestión de sueldos, facturación y otros registros financieros. Esto mejora la eficiencia y el cumplimiento fiscal.
El acceso remoto a soluciones en la nube permite a los dueños manejar las finanzas desde cualquier país.
Sin embargo, hacer la contabilidad por tu cuenta también puede tener algunas desventajas:
- Las conciliaciones irregulares pueden generar transacciones duplicadas o faltantes.
- Problemas de integración: Las apps de contabilidad en la nube se integran muy bien, pero necesitan ser monitoreadas y actualizadas regularmente. Si no se hace, puede haber errores en los datos.
- Un contador profesional puede ayudarte a deducir gastos que quizás no sabías que podías reclamar. Incluso algunos gastos personales podrían incluirse como deducciones del negocio.
- Un autodidacta podría olvidarse de reportar ciertas transacciones que no van en la declaración anual, como los formularios 1099.
En general, hacer tu propia contabilidad está bien cuando:
- Hay pocas transacciones, como con unos pocos proveedores y clientes.
- No hay empleados ni contratistas.
- Hay una sola cuenta bancaria y tarjetas del negocio, y no hay transacciones en moneda extranjera.
- Tenés conocimientos básicos de contabilidad y experiencia usando algún software contable en la nube.
Errores comunes de contabilidad que deben evitar las LLC con dueños extranjeros
Algunos errores contables frecuentes que conviene evitar:
- Mezclar finanzas personales y del negocio: Mantené las cuentas separadas para evitar problemas contables y proteger tus activos personales.
No hacer conciliaciones regularmente: Conciliá tus registros con los extractos bancarios de forma periódica para asegurar que todo coincida y evitar diferencias. - Pasar por alto transacciones pequeñas: Registrá todas las operaciones, por más chicas que sean, para mantener la precisión financiera.
- No declarar activos del negocio ni aplicar depreciación: Estos elementos también deben estar reflejados correctamente en tus libros.
- Categorizar mal transferencias entre cuentas o tarjetas del negocio: Esto puede llevar a errores en los saldos reportados y afectar la información financiera final.
Evitá estos errores para mantener tus registros financieros precisos y en cumplimiento con las obligaciones fiscales.
Cómo mantenerse en regla con las leyes fiscales de EE. UU.
Cumplir con las leyes fiscales de EE. UU. es una prioridad para las LLC con propietarios extranjeros. Las prácticas contables deben alinearse con las normativas federales, estatales y locales. Esto incluye:
- Calcular y pagar el impuesto sobre las ventas, si corresponde
- Presentar declaraciones fiscales anuales (incluyendo el Formulario 5472)
- Reportar impuestos sobre sueldos, si la LLC tiene empleados en EE. UU.
Declarar impuestos para una LLC implica más que presentar un formulario una vez al año. Por ejemplo, puede que tengas que hacer pagos estimados de impuestos cada trimestre, además de los impuestos sobre sueldos.
Cumplir con estos plazos es clave para evitar multas y sanciones. Es importante marcar en el calendario las fechas de pagos estimados, presentaciones anuales e impuestos sobre nómina.
Llevar una contabilidad precisa es fundamental para seguir estos plazos y garantizar el cumplimiento, evitando el estrés de último momento.
Beneficios de contar con un servicio profesional de contabilidad integrado con impuestos
Para los dueños extranjeros que no están familiarizados con la contabilidad en EE. UU., externalizar la contabilidad con profesionales ofrece varias ventajas. Los contadores con experiencia entienden las particularidades de la normativa estadounidense y pueden brindar un acompañamiento personalizado. Delegar esta tarea también reduce el riesgo de cometer errores (y recibir sanciones), te ahorra tiempo y preocupaciones, y te da la tranquilidad de que tus registros van a estar correctos y en regla.
Aún más, cuando integrás la contabilidad con los servicios fiscales, podés simplificar mucho la presentación anual de impuestos. Nuestro contador interno puede identificar todas las transacciones reportables y trabajar directamente con el equipo fiscal para presentar el Formulario 5472. No hace falta que el dueño de la LLC revise todo y señale las operaciones para el contador.
¿Cuánto cuesta contratar un contador?
Contratar un contador puede parecer un gasto que se puede evitar. Pero en realidad, te puede ahorrar tiempo y asegurarte de que cumplís con las regulaciones fiscales de EE. UU. Los honorarios por servicios contables varían según varios factores, como por ejemplo:
- Cantidad de cuentas
- Cantidad de transacciones
- Método contable utilizado
- Frecuencia de reportes
- Monedas múltiples
Entity Inc. ofrece paquetes de contabilidad adaptados a empresas en distintas etapas de crecimiento. Si tu LLC no encaja dentro de estos paquetes, nuestro encargado de contabilidad puede prepararte un presupuesto personalizado.
Cómo empezar a llevar la contabilidad
No importa si ya llevaste tus libros con una app o si hasta ahora no le prestaste atención a la contabilidad, empezar es fácil.
Si tus registros no están en buen estado, lo primero que vas a necesitar es una limpieza contable y una conciliación de fin de año para la declaración de impuestos.
Una limpieza implica revisar, corregir y organizar tus registros financieros para arreglar errores, completar datos faltantes y asegurarte de que todo esté en regla.
La conciliación, por su parte, es el proceso de comparar los movimientos en tu software contable con los extractos bancarios, para verificar que coincidan y resolver cualquier diferencia.
En general, estos son los pasos que vas a tener que seguir:
- Abrí una cuenta bancaria comercial
- Elegí un software contable y conectalo con tu cuenta bancaria
- Empezá a registrar tus gastos
- Establecé un sistema contable
- Definí cómo vas a cobrar, en consulta con un profesional fiscal
- Configurá un sistema de sueldos (si aplica)
- Determiná tus obligaciones fiscales
Por qué las LLC con dueños extranjeros deberían contratar un contador
Llevar una contabilidad efectiva es una parte clave para gestionar correctamente una LLC en EE. UU. con propietario extranjero. Brinda claridad sobre la situación financiera general del negocio y ayuda a los dueños a tomar decisiones informadas. Además, simplifica considerablemente el proceso anual de declaración de impuestos.
Con el apoyo de un estudio contable con experiencia en LLCs extranjeras, no vas a tener que preocuparte por llevar los registros ni por el cumplimiento fiscal. Así podés enfocarte en hacer crecer tu negocio.